Polityka prywatności i cookies

Wersja do publikacji po uzupełnieniu pól w nawiasach kwadratowych Data ostatniej aktualizacji: [dd.mm.rrrr]

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony internetowej [pełna nazwa prawna podmiotu prowadzącego Dom – do uzupełnienia], prowadzący Dom św. Józefa przy ul. Widok 32, 80-288 Gdańsk.

Dane administratora:

•pełna nazwa: [do uzupełnienia];

•adres siedziby: [do uzupełnienia];

•adres Domu: ul. Widok 32, 80-288 Gdańsk;

•telefon: +48 574 789 977;

•e-mail kontaktowy: domswjozef@gmail.com;

•NIP / REGON / KRS albo inny właściwy identyfikator: [do uzupełnienia].

W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail [adres do spraw RODO – do uzupełnienia] albo korespondencyjnie na adres Administratora.

Nie należy publikować tego dokumentu bez wpisania pełnej nazwy prawnej Administratora i właściwego adresu do spraw RODO. Nazwa „Dom św. Józefa” jest nazwą placówki, a nie musi być pełną nazwą prawną administratora.

2. Zakres Polityki

Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osób korzystających z serwisu internetowego [docelowy adres domeny – do uzupełnienia], w tym osób:

•odwiedzających stronę;

•kontaktujących się telefonicznie lub e-mailowo;

•korzystających z formularza kontaktowego;

•pytających o dostępność miejsca, pobyt stały, pobyt krótkoterminowy lub opiekę wytchnieniową;

•umawiających wizytę w Domu;

•przekazujących informacje w imieniu seniorki albo innej osoby wymagającej opieki.

Szczegółowe informacje dotyczące danych mieszkanek, ich rodzin i osób upoważnionych przekazywane są w odrębnych klauzulach informacyjnych i dokumentach związanych z kwalifikacją oraz pobytem. Nie należy przekazywać pełnej dokumentacji medycznej przez zwykły formularz kontaktowy.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu kontaktu możemy przetwarzać:

•imię i nazwisko;

•adres e-mail;

•numer telefonu;

•treść wiadomości;

•informacje o preferowanym sposobie i terminie kontaktu;

•dane techniczne dotyczące urządzenia, przeglądarki i korzystania ze strony;

•adres IP oraz informacje zapisane w plikach cookies;

•informacje przekazane podczas rozmowy o dostępności miejsca i potrzebach opiekuńczych.

Informacje o stanie zdrowia, niepełnosprawności, lekach, demencji, sposobie żywienia, cewnikach, kroplówkach lub innych potrzebach medycznych są danymi dotyczącymi zdrowia, czyli danymi szczególnej kategorii. Do ich przyjmowania i dalszego przetwarzania stosujemy odrębne procedury oraz odpowiednią podstawę prawną. Formularz na stronie służy do pierwszego kontaktu, a nie do przesyłania kompletnej dokumentacji medycznej.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4.1. Odpowiedź na wiadomość i obsługa kontaktu

Dane z formularza, poczty e-mail lub rozmowy telefonicznej przetwarzamy w celu odpowiedzi na pytanie, oddzwonienia, przedstawienia informacji o Domu, dostępności miejsc, warunkach pobytu i umówienia wizyty.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań – albo art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt prowadzi bezpośrednio do działań zmierzających do zawarcia umowy.

4.2. Kwalifikacja do pobytu i zawarcie umowy

Dane osoby zainteresowanej pobytem, jej przedstawiciela lub osoby upoważnionej mogą być przetwarzane w celu oceny możliwości zapewnienia bezpiecznej opieki, przygotowania oferty, prowadzenia kwalifikacji, zawarcia i wykonania umowy cywilnoprawnej.

Podstawą prawną danych zwykłych może być art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od konkretnego celu. Dane dotyczące zdrowia mogą być przetwarzane wyłącznie na podstawie właściwej przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO, w szczególności gdy jest to niezbędne do celów opieki zdrowotnej, oceny zdolności do pracy lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej albo społecznej, w zakresie dopuszczonym właściwymi przepisami i organizacją placówki.

4.3. Obsługa rozliczeń i obowiązków prawnych

Dane mogą być przetwarzane w celu wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych, prowadzenia rozliczeń, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c oraz f RODO, zależnie od celu.

4.4. Bezpieczeństwo serwisu

Dane techniczne, w tym adres IP, mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony, zapobiegania nadużyciom, diagnozowania błędów i dochodzenia roszczeń.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.5. Cookies i podobne technologie

Niezbędne pliki cookies mogą być stosowane bez zgody, jeżeli są konieczne do prawidłowego działania strony, formularza lub mechanizmu zapamiętania ustawień prywatności. Cookies analityczne, funkcjonalne i marketingowe uruchamiamy dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika, jeżeli jest ona wymagana.

Zgoda może być wycofana w dowolnym czasie przez panel ustawień cookies [należy podlinkować panel SureCookie].

5. Formularz kontaktowy

Formularz kontaktowy na stronie może obejmować co najmniej: imię, adres e-mail, numer telefonu i treść wiadomości.

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi wiadomości. Podanie danych dodatkowych jest dobrowolne.

Przed wysłaniem formularza użytkownik powinien otrzymać krótką informację, że:

•Administratorem danych jest [pełna nazwa prawna – do uzupełnienia];

•dane są przetwarzane w celu obsługi zapytania;

•szczegóły znajdują się w Polityce prywatności;

•nie należy przesyłać pełnej dokumentacji medycznej przez formularz.

Formularz powinien zawierać wymagane prawem zabezpieczenie antyspamowe, jeżeli jest używane. Jeżeli zostanie dodany reCAPTCHA lub inne narzędzie strony trzeciej, należy uzupełnić niniejszą Politykę o jego dostawcę, zakres danych, podstawę prawną i sposób działania.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

•upoważnionym pracownikom i współpracownikom Administratora;

•podmiotom zapewniającym hosting, utrzymanie strony i poczty elektronicznej;

•dostawcy formularza kontaktowego i narzędzi WordPress, jeżeli mają dostęp do danych;

•dostawcy mechanizmu zarządzania zgodami cookies – obecnie na stronie wykryto SureCookie;

•dostawcom osadzonych usług, np. Google Maps, wyłącznie po aktywacji przez użytkownika, jeśli stosowany mechanizm zgód na to pozwala;

•podmiotom księgowym, prawnym, informatycznym i ubezpieczeniowym, jeżeli jest to niezbędne do realizacji celu;

•organom publicznym uprawnionym na podstawie prawa.

Lista dostawców musi odpowiadać rzeczywistej konfiguracji strony. Administrator powinien zawrzeć wymagane umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcami, którzy przetwarzają dane w jego imieniu.

7. Transfer poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług internetowych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przed publikacją należy ustalić, czy dotyczy to hostingu, poczty, formularza, cookies, Google Maps, narzędzi analitycznych lub integracji społecznościowych.

Jeżeli transfer występuje, Administrator wskazuje państwo lub kategorię państw oraz właściwy mechanizm transferu, np. decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne, zgodnie z rozdziałem V RODO.

Do uzupełnienia: [lista dostawców, kraj przetwarzania, mechanizm transferu].

8. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres zależny od celu:

•zapytania kontaktowe – przez czas potrzebny do obsługi zapytania, a następnie przez okres wynikający z prawnie uzasadnionego interesu lub przedawnienia roszczeń;

•dane związane z przygotowaniem i wykonaniem umowy – przez czas trwania umowy i przez okres wymagany przepisami lub potrzebny do obrony roszczeń;

•dokumenty księgowe – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;

•dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna;

•logi bezpieczeństwa – przez okres określony w polityce bezpieczeństwa i konfiguracji hostingu;

•cookies – przez okres opisany w panelu cookies.

Administrator powinien przed publikacją wpisać konkretne okresy dla głównych kategorii danych w wewnętrznej tabeli retencji.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w zakresie wynikającym z RODO – prawo do:

•dostępu do danych;

•sprostowania danych;

•usunięcia danych;

•ograniczenia przetwarzania;

•przenoszenia danych, gdy podstawą jest zgoda albo umowa i przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;

•sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;

•wycofania zgody w dowolnym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania zgody;

•wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wniosek można wysłać na [adres e-mail do spraw RODO]. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca od otrzymania wniosku. W przypadku skomplikowanego żądania termin może zostać przedłużony zgodnie z RODO.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi, jeżeli bez tych danych nie można skontaktować się z osobą pytającą. Podanie danych zdrowotnych na etapie kwalifikacji może być niezbędne do oceny, czy Dom może bezpiecznie zapewnić wymagany zakres opieki.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator [wybrać właściwe]:

•nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie stosuje profilowania wywołującego skutki prawne lub podobnie istotnie wpływającego na użytkownika;

•/ stosuje następujące mechanizmy profilowania: [do uzupełnienia].

12. Cookies

12.1. Czym są cookies

Cookies to małe pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika przez stronę albo dostawcę zewnętrznej usługi. Mogą być niezbędne do działania strony, zapamiętywać ustawienia albo służyć do statystyki i marketingu.

12.2. Kategorie cookies

Na stronie mogą występować:

•niezbędne – konieczne do działania strony, formularza, bezpieczeństwa i zapamiętania ustawień prywatności;

•funkcjonalne – umożliwiające dodatkowe funkcje, np. osadzenie mapy po wyrażeniu zgody;

•analityczne – służące do pomiaru ruchu i korzystania ze strony;

•marketingowe – używane do śledzenia użytkownika lub dopasowania reklam, jeżeli takie narzędzia zostaną wdrożone.

12.3. Usługi wykryte na stronie

W aktualnej wersji strony wykryto mechanizm SureCookie, formularz SureForms, osadzenie Google Maps na stronie kontaktowej, loader Trustindex oraz linki do Facebooka i Instagrama. Ostateczna lista cookies musi zostać pobrana z aktywnego panelu cookies po wdrożeniu domeny produkcyjnej.

Jeżeli Google Maps jest blokowane przed zgodą, należy zachować ten mechanizm. Jeżeli mapa ładuje się przed zgodą, konfiguracja wymaga korekty.

12.4. Zarządzanie zgodą

Użytkownik może zaakceptować wszystkie cookies, odrzucić cookies inne niż niezbędne albo ustawić preferencje osobno. Zgoda nie może być wymuszana przez zaznaczenie domyślne ani przez utrudnianie odmowy.

Panel ustawień cookies: [wstawić działający link lub przycisk „Zmień ustawienia cookies”].

13. Linki do innych stron

Strona może zawierać linki do innych stron, w tym profili społecznościowych. Administrator nie odpowiada za zasady przetwarzania danych na stronach zewnętrznych. Przed przejściem na zewnętrzną stronę należy zapoznać się z jej polityką prywatności.

14. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany funkcji strony, dostawców, przepisów lub sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja jest publikowana na stronie wraz z datą aktualizacji.

15. Kontakt i skarga

Pytania dotyczące prywatności można kierować na [adres e-mail do spraw RODO]. Osoba, która uzna, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podstawa prawna

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 – RODO;

• ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną – w zakresie mającym zastosowanie;

• właściwe przepisy dotyczące cookies i komunikacji elektronicznej obowiązujące w Polsce w dniu publikacji;

• ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

[1] Rozporządzenie UE 2016/679 (RODO )

[2] Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną

[3] UODO – prawa osób, których dane dotyczą

[4] Ustawa o ochronie danych osobowych

Ważne: ten projekt nie zastępuje indywidualnej weryfikacji prawnej ani audytu konfiguracji WordPress, formularza, hostingu i cookies. Przed publikacją trzeba uzupełnić wszystkie pola oznaczone nawiasami kwadratowymi.