Klauzula informacyjna RODO
dla osób kontaktujących się z Domem, rodzin i osób zainteresowanych pobytem
Wersja do publikacji po uzupełnieniu pól Data aktualizacji: [dd.mm.rrrr]
1. Administrator
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest [pełna nazwa prawna podmiotu prowadzącego Dom św. Józefa – do uzupełnienia], z siedzibą pod adresem [adres siedziby – do uzupełnienia], prowadzący Dom św. Józefa przy ul. Widok 32, 80-288 Gdańsk.
Kontakt z Administratorem:
•telefon: +48 574 789 977;
•e-mail ogólny: domswjozef@gmail.com;
•e-mail do spraw ochrony danych: [do uzupełnienia].
Jeżeli Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, dane kontaktowe IOD są następujące: [imię i nazwisko lub nazwa, e-mail, adres – do uzupełnienia].
2. W jakim celu przetwarzamy dane
Dane przetwarzamy w celu:
1.odpowiedzi na pytanie przesłane formularzem, e-mailem lub zadane telefonicznie;
2.przedstawienia informacji o warunkach pobytu, dostępności miejsc i zakresie opieki;
3.umówienia wizyty w Domu;
4.przeprowadzenia wstępnej kwalifikacji do pobytu;
5.przygotowania, zawarcia i wykonania umowy cywilnoprawnej;
6.zapewnienia właściwej organizacji opieki i bezpieczeństwa mieszkanki;
7.wykonywania obowiązków prawnych, księgowych i podatkowych;
8.ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
9.zapewnienia bezpieczeństwa systemów, strony i dokumentacji.
3. Jakie dane przetwarzamy
W zależności od celu mogą to być: imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacje o relacji z seniorką, dane osoby upoważnionej, treść korespondencji, dane dotyczące umowy, informacje o stanie zdrowia i potrzebach opiekuńczych oraz dane rozliczeniowe.
Dane dotyczące zdrowia są szczególną kategorią danych osobowych. Należy przekazywać je wyłącznie w zakresie koniecznym do oceny i zapewnienia bezpiecznej opieki oraz w sposób wskazany przez Administratora. Zwykły formularz kontaktowy na stronie nie służy do przesyłania pełnej dokumentacji medycznej.
4. Podstawy prawne
Dane zwykłe przetwarzamy na podstawie – zależnie od konkretnego celu – art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, a jeżeli podstawą jest zgoda, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Dane dotyczące zdrowia przetwarzamy wyłącznie po zastosowaniu właściwej przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami i zakresem działalności Administratora. W szczególności może to być przetwarzanie niezbędne do celów oceny i świadczenia usług opieki zdrowotnej lub społecznej, zarządzania takimi usługami, ochrony żywotnych interesów albo na podstawie wyraźnej zgody, jeżeli jest właściwa dla danego celu.
Podstawa prawna jest dobierana indywidualnie do czynności. Administrator nie powinien opierać całego procesu opieki na jednej ogólnej zgodzie.
5. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych kontaktowych jest dobrowolne, ale niezbędne, jeżeli bez nich nie możemy odpowiedzieć lub skontaktować się z osobą pytającą.
Podanie informacji o zdrowiu może być konieczne do oceny, czy Dom może bezpiecznie zapewnić wymagany zakres opieki. Brak wystarczających informacji może uniemożliwić kwalifikację albo wymagać dodatkowej konsultacji.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą otrzymać upoważnione osoby działające po stronie Administratora oraz podmioty świadczące usługi na jego rzecz, w szczególności dostawcy hostingu, poczty, utrzymania strony, formularza, systemów informatycznych, obsługi księgowej, prawnej i informatycznej.
Dane mogą być udostępnione organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z prawa.
Aktualna lista procesorów i dostawców: [do uzupełnienia przez Administratora].
7. Przekazywanie danych poza EOG
[Wybrać i uzupełnić po audycie dostawców:]
•dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy;
•/ dane mogą być przekazywane poza EOG przez następujących dostawców: [nazwa, państwo, mechanizm transferu].
8. Okres przechowywania
Dane kontaktowe przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres potrzebny do ochrony przed roszczeniami lub wynikający z przepisów.
Dane związane z umową i pobytem przechowujemy przez czas trwania umowy oraz przez okres wynikający z przepisów i przedawnienia roszczeń.
Dokumenty księgowe przechowujemy przez okres wymagany właściwymi przepisami.
Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, przechowujemy je do czasu jej wycofania, chyba że istnieje odrębna podstawa dalszego przetwarzania.
9. Prawa
Przysługuje Pani/Panu prawo do:
•dostępu do danych;
•sprostowania danych;
•usunięcia danych, jeżeli zachodzi podstawa prawna;
•ograniczenia przetwarzania;
•przenoszenia danych w przypadkach określonych w RODO;
•wniesienia sprzeciwu, gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes;
•wycofania zgody w dowolnym czasie;
•wniesienia skargi do Prezesa UODO.
Wniosek należy wysłać na [adres RODO – do uzupełnienia]. Możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej wniosek, jeżeli jest to konieczne do ochrony danych.
10. Dane osoby trzeciej
Jeżeli przekazuje Pani/Pan dane seniorki, członka rodziny albo innej osoby, należy mieć podstawę do ich przekazania. W razie prowadzenia dalszego procesu Administrator może poprosić o potwierdzenie upoważnienia, przedstawicielstwa lub innej podstawy działania.
11. Dane zdrowotne w kontakcie internetowym
Prosimy nie wpisywać do formularza ani zwykłej wiadomości e-mail pełnych diagnoz, numerów PESEL, skanów dokumentacji, wyników badań, list leków ani innych szczegółowych danych zdrowotnych, jeżeli Administrator nie wskazał bezpiecznego kanału ich przekazania.
W pierwszej wiadomości wystarczy ogólnie opisać potrzebę, np. „seniorka wymaga pomocy w codziennym funkcjonowaniu i ma ograniczoną mobilność”. Szczegółowe informacje należy przekazywać podczas uzgodnionej kwalifikacji.
12. Skarga do organu nadzorczego
Jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych narusza RODO, może Pani/Pan złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Adres organu nadzorczego: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, https://uodo.gov.pl/.
13. Aktualizacja
Klauzula może być aktualizowana, gdy zmieni się sposób przetwarzania danych, zakres usług, dostawcy systemów albo przepisy prawa.
Podstawa: art. 12–14, 15–22, 32 i 37 RODO oraz właściwe przepisy krajowe.